Pengertian Corporate Information Management
Corporate Information Management atau dalam bahasa Indonesia berarti Sistem Informasi Manajemen (SIM). Anda pasti pernah mendengarnya. Dalam bayangan mungkin berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini memang tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan SIM.
SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan computer.
Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM yang tepat, tentunya perusahaan berikut akan berkembang. Namun meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM pada suatu perusahaan tidak berhasil. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.
Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah:
Ø Robert G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.
Ø Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:
Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
Untuk lebih memahami definisi dari SIM, perhatkan model definisi SIM dibawah ini:
Pemroses informasi berada pada sebelah kiri. Ia mencakup komputer dengan database yang berisi data dan infomasi yang berasal data dan informasi yang berasal dari internal dan lingkungan dan juga perpustakaan software. Unsur penting lain yang walaupun tidak nampak pada model tersebut adalah staf spesialis infomasi.
Pemroses informasi memberikan informasi dalam tiga bentuk dasar kepada pemakai SIM. Pemakai, yang ditampilkan di tengah dengan diagram organisasi ditempatkan pada tingkat organisasional dan dalam semua area fungsi.
Sisi sebelah kanan dari model menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam pemecahan masalah. Tanda panah besar yang menghubungkan ketiga bentuk informasi dengan langkah pemecahan masalah menunjukkan bagaimana pemakai menerapkan output SIM. Informasi tersebut memberi keterangan kepada masalah, bukan kepada keputusan tertentu, dan ia diperuntukkan bagi manajer untuk menentukan bagaimana informasi tersebut akan digunakan.
Kegiatan dari manajemen yang merupakan salah satu bagian dari SIM, yaitu:
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
ü Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
ü Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
ü Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Struktur Organisasi dan Teori Manajemen
1. Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.
2. Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya.
3. Manajemen terdiri dari fungsi-fungsi berupa perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengkoordinasian, pengarahan dan pengendalian adalah menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan interaksi manusia.
4. Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memilik iarti seni melaksanakan dan mengatur. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Karakteristik SIM
1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS (Computer Based Information System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).
2. Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi.
3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output.
4. Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi.
Klasifikasi Sistem
Model pengolahan informasi pada struktur organisasi
Pihak manajemen sangat membutuhkan informasi yang sangat berguna untuk mengambil keputusan. Setiap tingkatan manajemen, membutuhkan informasi yang berbeda-beda.
Terdapat2 (dua) tipeinformasiuntuktingkatanmanajemen, yaitu:
1. Manajemen Tingkat Atas
Manajemen tingkat atas merupakan manajemen tingkat strategi, informasi yang dibutuhkan lebih tersaringa tau lebih ringkas.
Sebagai contoh : Informasi mengenai grand total penjualan yang terjadi.
2. Manajemen Tingkat Menengah
Manajemen menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring untuk mengendalikan manajemen.
Sebagai contoh : Informasi mengenai semua total penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.
3. Manajemen Tingkat Bawah
Manajemen tingkat bawah merupakan manajemen teknis yang membutuhkan laporan yang terinci, karena digunakan untuk mengendalikan operasi.
Sebagai contoh : Informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.
Kemampuan sebuah Sistem Informasi Manajemen
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
Ø Pemrosesan data batch
Ø Pemrosesan data tunggal
Ø Pemrosesan on-line, real time
Ø Komunikasi data dan switching pesan
Ø Pemasukan data jarak jauh dan up date file
Ø Pencarian records dan analisis
Ø Pencarian file
Ø Algoritme dan model keputusan
Ø Otomatisasi kantor.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer, sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS).
Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Didalam SIM ini terdapat beberapa fungsi yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan, diantaranya :
a. Pencarian data
b. Penginformasian data kepada user (dapat berupa report text, dalam bentuk tabel, atau dalam bentuk grafik)
c. Penyimpanan data
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Yang perlu diingat bahwa jangan sampai keberadaan sistem tersebut justru menimbulkan masalah baru didalam perusahaan.
Setelah diperkenalkan konsep pemograman visual, sebuah SIM dapat dibuat dengan mudah dan pihak pengguna pun tidak mengalami kesulitan untuk mengoperasikannya.
Bahasa pemograman yang digunakan dalam perancangan SIM pada tugas akhir ini adalah PHP. Sedangkan bahasa pendukung bagi program yag dibuat adalah MySQL, yaitu sebuah bahasa pemograman yang digunakan dalam sebuah konsep database
Konsep Manajemen Informasi
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
Faktor-faktor serta Indikator yang Menunjukkan Gagalnya SIM dalam Organisasi/Perusahaan
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.
a) Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
§ Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
§ Kurangnya perencanaan yang memadai
§ Kurang personil yang handal
b) Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini,
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
o Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
o Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24. DLL.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Sistem Pelaporan Manajemen
Tujuan utama dari sistem pelaporan manajemen adalah menyampaikan laporan periodik yang diperlukan dalam pengambilan keputusan oleh manajer. Tiga macam informasi yang diperlukan oleh pengambilan keputusan antara lain :
1. Informasi-informasi yang diperlukan untuk mengendalikan penggunaan sumber-sumber
2. Laporan-laporan yang berhubungan dengan keefktifan pencapaian tujuan sebagai fungsi dari penggunaan sumber-sumber
3. Laporan-laporan yang berhubungan dengan efesiensi dari operasi dan pengelolaan sumber-sumber
Struktur dari manajemen sistem pelaporan akan mengikuti struktur dari proses manajemen, dan tingkat detail laporan tergantung pada tingkat delegasi wewenang dan tanggungjawab.
Enam Dimensi Corporate Information Management
Meskipun konsep manajemen informasi perusahaan (CIM) telah ada selama beberapa tahun penulis berjuang untuk mendapatkan definisi yang jelas tentang apa manajemen informasi perusahaan ini. Dalam blog ini penulis akan mencoba untuk pertama mendefinisikan dan menyajikan kerangka kerja untuk melihat berbagai dimensi manajemen informasi perusahaan. Manajemen informasi perusahaan adalah proses :
a. Arti strategis membuat,
b. Perencanaan pasokan untuk kebutuhan informasi masa depan,
c. Meningkatkan nilai utilitas sumber daya informasi yang tersedia,
d. Menghilangkan informasi yang berlebihan,
e. Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang,
f. Dan meningkatkan laba atas investasi di teknologi informasi,
1) Membuat rasa Strategis (Strategic sense making)
Korporasi menghadapi massa informasi yang dihasilkan luar informasi. Sebuah kekayaan potensi untuk mengidentifikasi tren perubahan, penting bagi organisasi, yang tersembunyi dalam berbagai sumber informasi eksternal. manajemen informasi perusahaan bertugas untuk mengidentifikasi kredibel dan relevan sumber informasi eksternal dan membangun sistem rasa dan respon yang memungkinkan tren bisnis melacak dan memberikan informasi yang diinterpretasikan untuk respon tindakan yang tepat.
2) Perencanaan untuk kebutuhan masa depan (Planning for future needs)
Perubahan telah menjadi bagian dari bisnis normal. Sebagian besar perusahaan korporasi memiliki berbagai proyek mendorong inisiatif bisnis baru. Ketika sebuah proyek mengubah cara bisnis melakukannya hampir selalu menyiratkan bahwa akan ada kebutuhan informasi baru. Sebuah proses bisnis baru yang perlu dipantau dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan. inisiatif baru selalu membawa dengan mereka elemen risiko. Kunci keberhasilan pelaksanaan inisiatif strategis adalah untuk merencanakan terlebih dahulu untuk memenuhi kebutuhan informasi baru.
3) Meningkatkan nilai utilitas informasi yang tersedia (Increasing the utility value of available information)
Bisnis adalah didukung oleh siklus hidup informasi. Informasi persyaratan yang mendefinisikan, informasi ditangkap, informasi didistribusikan ke titik kebutuhan dan akhirnya informasi tersebut didistribusikan ke titik pengambilan keputusan. Nilai utilitas informasi didasarkan pada apakah informasi yang meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses operasional. Utility sering merupakan fungsi dari relevansi, akurasi, kelengkapan dan ketepatan waktu dengan mana informasi ini tersedia di titik kebutuhan. Nilai utilitas informasi Namun lebih dari relevansi, dll akurasi karena juga tergantung pada seberapa baik orang dilengkapi untuk menggunakan informasi. manajemen informasi perusahaan harus memastikan bahwa proses berada di tempat untuk memastikan bahwa kualitas tinggi lahan informasi di tangan orang-orang berkualitas tinggi. Dalam ini bertujuan perbedaan antara Teknologi Informasi dan sumber daya manusia mengaburkan. Pada dasarnya manajemen informasi perusahaan menjamin proses bisnis dialog perbaikan berkesinambungan antara bisnis dan Teknologi Informasi untuk memastikan informasi yang tepat tersedia untuk mengamankan ia kelancaran proses bisnis.
4) Menghilangkan informasi yang berlebihan (Eliminating redundant information)
Kutukan dari era informasi adalah kelebihan informasi. Di hampir setiap organisasi masih ada perangkat lunak modul berjalan dan membuat laporan yang tidak ada orang yang tertarik dalam manajemen informasi perusahaan harus mengidentifikasi informasi apa yang benar-benar dibutuhkan dalam bisnis ini dan informasi apa yang seharusnya tidak lagi diberikan.Dengan sengaja mengelola dari sumber-sumber informasi yang telah menjadi berlebihan biaya teknologi informasi dapat dikurangi tajam.
5) Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang (Ensuring compliance to legislation)
Legislasi adalah penangkapan dengan kekhasan era informasi. Legislasi menuntut bahwa suatu perusahaan melindungi informasi klien terhadap penyalahgunaan. Undang-undang lainnya adalah di tempat untuk mengamankan hak pemegang saham untuk memiliki akses ke informasi yang berkualitas untuk membuat keputusan investasi. Manajemen informasi perusahaan harus terus-menerus menginterpretasi-kan persyaratan hukum dan memastikan bahwa semua langkah berada di tempat untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang.
6) Meningkatkan laba atas investasi di teknologi informasi (Increase the return on investment in information technologies)
Pengembalian investasi menunjukkan peningkatan jumlah pendapatan yang dihasilkan, penurunan biaya teknologi informasi dan pengurangan risiko bisnis. manajemen informasi perusahaan memastikan bahwa setiap potensi sumber daya teknologi informasi adalah sepenuhnya dieksploitasi oleh bisnis. Sebuah value driver utama bagi manajemen informasi perusahaan adalah untuk mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh informasi di perusahaan dengan memastikan bahwa informasi yang cukup terlindung dari penyalahgunaan dan pelecehan.
Sumber :
